La presente Privacy Policy si riferisce al modulo per la segnalazione di condotte illecite e descrive le attività e le modalità di trattamento dei dati ivi contenute e realizzate da Nuove Risposte Cooperativa Sociale Onlus
Nuove Risposte Cooperativa Sociale Onlus riconosce l’importanza della privacy dei propri utenti e si impegna al rispetto della stessa, la Privacy Policy è stata redatta in conformità alla Raccomandazione n. 2/2001, adottata il 17 maggio 2001 dal Gruppo di Lavoro per la Tutela dei Dati Personali – Art. 29, in relazione ai requisiti minimi per la raccolta di dati on-line nell’Unione Europea e rappresenta inoltre informativa agli interessati ai sensi dell’Art. 13 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati n. 679/2016 (“RGPD“) e della normativa nazionale applicabile (insieme, “Normativa Privacy”). La Privacy Policy specifica chi è il titolare del trattamento, che controlla e gestisce i Dati Personali raccolti e trattati attraverso il Sito, quali sono le informazioni personali raccolte, per quali finalità e con quali modalità sono trattati i Dati Personali, l’ambito di comunicazione a terzi degli stessi e l’eventuale trasferimento all’estero, le misure di sicurezza adottate al fine di proteggere e tutelare tali dati e le modalità con cui l’utente può verificare il trattamento di dati che lo riguarda ed esercitare i diritti riconosciuti dalla Normativa Privacy.
La presente informativa è relativa a come saranno trattati i suoi dati personali nell’ambito della gestione delle segnalazioni delle violazioni (c.d. Whistleblowing), ai sensi del D.lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva Europea n. 1937/2019.
I. Tipologie di dati personali
In questa sezione sono indicate le tipologie di dati trattati
I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:
Dati comuni
nome, cognome, rapporti con la cooperativa Nuove Risposte, inquadramento, ruolo qualifica/rapporto, contatto telefonico, indirizzo e-mail, e ogni altra informazione attinente alla segnalazione.
Altre tipologie di dati
I dati forniti al fine di rappresentare le presunte condotte illecite o non improntate a principi di eticità ed integrità delle quali sia venuto a conoscenza.
I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza.
La trasmissione dei dati forniti dal segnalante mediante compilazione della piattaforma è gestita con protocollo HTTPS.
In caso di segnalazioni telefoniche o interviste, le conversazioni, dietro suo consenso, potranno essere registrate o trascritte. In caso di trascrizione potrà verificarne il contenuto.
II. Finalità del Trattamento e Base Giuridica
In questa sezione sono indicate le finalità del trattamento e la base giuridica sottesa allo stesso
I dati che chiediamo di fornire, tramite la piattaforma on-line, vengono raccolti allo scopo di gestire le segnalazioni ricevute ed in particolare per procedere all’accertamento dei fatti segnalati ed adottare eventuali provvedimenti. Ai sensi dell’art. 6, comma 1 lettera c) del Regolamento Europeo n. 679/2016, tutti i dati personali raccolti nell’ambito del presente trattamento sono strettamente funzionali e necessari all’adempimento di un obbligo di legge.
Il conferimento dei dati necessari al perseguimento delle suddette finalità ha natura “obbligatoria” e un suo eventuale rifiuto comporta l’impossibilità per la cooperativa Nuove Risposte di ricevere la segnalazione.
I dati facoltativi eventualmente forniti saranno trattati esclusivamente ai fini di una migliore gestione della segnalazione. In particolare, i dati di contatto saranno utilizzati solo nel caso in cui dovesse rendersi necessario un contatto diretto.
III. I soggetti destinatari dei dati
In questa sezione sono indicati i soggetti che tratteranno i dati
Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all’interno della cooperativa Nuove Risposte, ne abbiano necessità per il ruolo/mansione svolti in relazione al processo di gestione delle segnalazioni e segnatamente:
Presidenza, Amministrazione, Privacy
il referente esterno designato in caso di segnalazione di comportamenti scorretti sul luogo di lavoro da parte del personale della cooperativa Nuove Risposte;
nonché altre funzioni aziendali su richiesta delle funzioni sopra indicate, nei limiti di quanto strettamente necessario alla gestione della segnalazione.
Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali.
Per le sole attività tecniche inerenti alla gestione della piattaforma, i tuoi dati potranno inoltre essere trattati da Aruba SPA, per la fornitura dei Servizi di Information Communication Technology che, in qualità di Responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento, agisce sotto la direzione ed il controllo del Titolare.
Infine, i suoi dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziarie, etc.).
IV. Conservazione dei dati
In questa sezione indichiamo per quanto tempo conserveremo i tuoi dati
I dati personali possono essere conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati, e comunque per non oltre i tempi stabiliti per le diverse tipologie di segnalazioni:
segnalazioni archiviate a seguito di verifica preliminare e segnalazioni non fondate (così dichiarate a seguito di istruttoria): 5 anni dalla chiusura della verifica preliminare/istruttoria;
segnalazioni parzialmente fondate o fondate (così dichiarate a seguito di istruttoria): 5 anni dalla chiusura del piano delle azioni correttive individuate a seguito dell’istruttoria.
V. Diritti degli Interessati
In questa sezione sono elencati i suoi diritti
Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare:
Accesso: puoi ottenere informazioni in relazione al trattamento dei tuoi dati personali, e una copia di tali dati personali.
Rettifica: laddove ritiene che i suoi dati siano inaccurati o incompleti, può richiedere che tali dati siano modificati di conseguenza.
Cancellazione: può chiedere la cancellazione dei suoi dati personali, entro i limiti consentiti dalla legge.
Limitazione: può ottenere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali.
Opposizione: può opporsi al trattamento dei tuoi dati personali nei casi previsti, per motivi connessi alla sua particolare situazione.
Revoca del consenso: laddove lei abbia fornito il consenso per il trattamento dei suoi dati personali, ha il diritto di revocarlo in qualunque momento.
Portabilità dei dati: nei casi previsti dalla legge, hai il diritto di ottenere la restituzione dei dati che ci hai fornito, e ove tecnicamente fattibile, di ottenerne il trasferimento verso una terza parte.
Se desidera esercitare i diritti sopra elencati, puoi inviare una e-mail all’indirizzo privacy@nuoverisposte.it o tramite posta cartacea all’attenzione del Responsabile Privacy della cooperativa Nuove Risposte Cooperativa Sociale Onlus in Via E. Longoni 11/B-13 – 00155 Roma.
In conformità con la normativa vigente, oltre ai diritti di cui sopra, hai anche il diritto di presentare un reclamo all’autorità di vigilanza competente, accedendo al sito www.garanteprivacy.it.